宁波大学
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党委学生工作部
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文件
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学生发展与服务处
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学生社区党工委
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学工〔2018〕7号
关于做好《毕业生档案管理工作规范》相关工作的通知
各学院：
为进一步适应校院两级管理工作总要求，更方便学生档案的日常管理及派遣，现对学校毕业生档案管理工作作出具体规范，请各学院认真按照《规范》要求做好学院毕业生的档案管理工作。
一、学生档案管理主要依据
《高等学校档案管理办法》（2008年教育部令第27号）
《普通高等学校学生管理规定》（2017年教育部令第41号）
宁波大学学生管理相关文件
二、毕业生档案管理权限
具有学校学籍的全日制在校生档案由各学院学工办负责日常管理，新生入学后须做好核查、登记工作，阳明学院分流时须做好转接、记录工作，毕业时须由专门负责老师整理完毕按毕业派遣方案统一派送。
三、毕业生档案内容
主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案（入学前档案）、入学登记表、体检表、体质健康登记表、学籍档案（登记或变更表）、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表、非学业因素评价登记表（本科生）、助学贷款还款确认书、师范类毕业生教师资格证申请材料（本科、师范生）、教育实习鉴定表（本科、师范生）、毕业审核及学位授予相关材料（研究生）、就业通知书（也称“报到证”，肄业生、定向生、在职生等类型毕业生无）等。档案材料分布详情见附表一、二。
注意：肄业学生、中途退学学生、结业学生档案中须有学校发布的肄业证明、退学文件、结业证明等文件，肄业、退学学生无报到证等材料。
附表一：本专科毕业生归档材料清单
材料名称
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领取部门
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1.入学前档案
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各学院
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2.毕业生登记表
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各学院
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3.入党材料
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各学院
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4.学生体检表
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附属医院（校医院）
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5.学籍变更证明
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教务处
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6.学籍表
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教务处
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7.学生成绩总表
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各学院
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8.师范类毕业生教师资格证申请表
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各学院
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9.奖惩材料
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各学院
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10.还款确认书（助学贷款者）
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学生发展与服务处
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11.教育实习鉴定表（师范生）
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各相关学院
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12.就业报到证通知书
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学生发展与服务处
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13.非学业因素评价登记表
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各学院
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14.大学生体质健康登记表
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体育学院公体部(各学院)
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附表二：毕业研究生归档材料清单
材料名称
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领取部门
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1.入学前档案
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各学院
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2.入学登记表
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各学院
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3.入党材料
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各学院
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4.毕业生登记表
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各学院
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5.就业报到证通知书
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学生发展与服务处
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6.奖惩材料
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各学院
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7.还款确认书（助学贷款者）
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学生发展与服务处
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8.毕业生体检表
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附属医院（校医院）
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9.研究生学习成绩总表、学籍表
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研究生院
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10.毕业审核及学位授予相关材料
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研究生院
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四、毕业生档案派送基本流程
正常毕业生的档案应按照学校安排的派遣时间统一派送，学院负责人须提前联系学校相关部门，收齐毕业生档案所需材料；按照整理要求（具体操作流程参照下一条）完成档案整理、密封；经EMS派遣后，学院应留下准确电子记录（注意跟踪快递单并做好记录）并同步打印存档、上报学校派遣记录单。
对于非毕业生派遣时间的学生档案转送，须参照毕业生档案内容要求及整理要求完成相关工作。
五、毕业生档案整理操作流程
1.按照毕业生档案内容的要求，将毕业生档案材料整理齐全，在档案袋背面逐项打勾（各学院应严格按照要求将学生所有档案材料全部封装，并认真做好核查工作）并经由负责老师核查、签章确认；（详见附图一）
2.档案封口粘贴、密封只能使用液体胶水（严禁使用双面胶、固体胶等），加盖5个就业专用章（骑缝处左上、右上，左下、右下及中间各一个）；（详见附图一）
3.核对档案、EMS单信息（人、单对应），封装档案泡沫袋；
4.在档案泡沫袋粘贴对应EMS单、黄色学校标识单，加盖5个就业专用章（骑缝处左上、右上，左下、右下及中间各一个）。（详见附图二）
5.毕业派遣大批量操作时，各学院档案管理人员请务必按照就业派遣方案数据库下发顺序（学院、学历、专业、学号从小到大）排序整理，此外，须将跨学院考取本校研究生的档案、派往学校人事处的档案、专招学生的档案、国防生的档案单独派遣。
附图1：毕业生档案袋全貌图
附图2：档案泡沫袋示意图
六、毕业生档案整理监督要求
学校就业指导中心负责毕业生档案管理的监督工作。各学院在毕业生档案的管理、派送等工作过程中应严格做好记录工作，须定期将档案流向记录清单整理归档并上报学校就业指导中心（电子清单、纸质清单须加盖学院公章），清单样式见附表三。
附表三：宁波大学毕业生档案转送清单
XXX学院档案转送清单
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学号
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姓名
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转送原因
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转送时间
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接收单位
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接收地址
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EMS单号
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接收时间
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档案核查老师
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档案派送老师（签字）
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学院盖章
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党委学生工作部/学生发展与服务处/学生社区党工委
2018年3月26日
